Stok Opname Tanpa Drama: Rutinitas Mingguan untuk Gerai Kecil

Stok opname adalah menghitung barang secara fisik lalu membandingkannya dengan catatan. Selisih kecil itu wajar; yang berbahaya adalah selisih yang tidak pernah diketahui karena opname hanya dilakukan setahun sekali.

Mulai dari barang yang paling penting

Tidak semua barang perlu dihitung setiap minggu. Kelompokkan barang dengan cara sederhana:

• Kelompok A — barang mahal atau paling cepat habis (biji kopi, susu, daging, rokok). Hitung setiap minggu.
• Kelompok B — barang sedang. Hitung dua minggu sekali.
• Kelompok C — barang murah dan lambat (sedotan, tisu, kemasan). Hitung sebulan sekali.

Rutinitas 30 menit

1. Hitung saat gerai tutup atau sebelum buka, ketika tidak ada penjualan berjalan.
2. Hitung dulu tanpa melihat angka di aplikasi, supaya tidak tergoda menyamakan.
3. Catat jumlah fisik, lalu bandingkan dengan stok di aplikasi.
4. Untuk selisih besar, hitung ulang sekali lagi sebelum mencatat.
5. Catat penyesuaian beserta alasannya.

Cari penyebab, bukan hanya angkanya

• Barang rusak, tumpah, atau kedaluwarsa yang tidak dicatat.
• Takaran saat membuat menu berbeda dari resep.
• Barang masuk dari pemasok belum diinput.
• Penjualan yang tidak melalui kasir.

Jangan menimpa angka stok Catat selisih sebagai penyesuaian (mutasi) dengan alasan, bukan mengganti angka stok begitu saja. Dengan begitu Anda bisa melihat pola: selisih yang selalu muncul di barang yang sama atau di shift yang sama.

Setelah beberapa minggu, bandingkan total selisih dengan cadangan penyusutan di HPP. Jika selisih terus lebih besar dari cadangan, saatnya memeriksa ulang resep atau proses penerimaan barang.